Qué es Business Process Outsourcing

Hoy en día, con el avance de las tecnologías de la información y la comunicación, es cada vez más frecuente que las empresas externalicen los procesos que conllevan acciones secundarias que no estén relacionadas con sus procesos principales, como servicios de contratación o selección de talento, y aquí es dónde entran en juego las consultoras, en especial las consultorías de recursos humanos.

Muchas organizaciones y empresas han ido un paso más allá, incluso contratando los servicios de terceros en actividades que tienen un impacto directo en su proceso de negocios, como la gestión administrativa, apoyo técnico o la propia externalización del departamento de recursos humanos.

A continuación veremos qué es Business Process Outsourcing y qué beneficios e inconvenientes tiene externalizar procesos de negocios.

Cuáles son las ventajas de el Business Process Outsourcing

Apoyarte en el Business Process Outsourcing (BPO) conlleva una serie de beneficios para las empresas que deciden subcontratar ciertos procesos o servicios, las principales ventajas son:

1. Reducción de Costes

Hay que tener en cuenta, que cuando externalizas procesos de tu compañía, hay ciertos tipos de gastos que ya no son necesarios contemplar, como por ejemplo las infraestructuras y el personal necesario para llevar a cabo dichos procesos.

Por lo tanto, se produce una reducción de costes relacionado con personal, alquiler de locales y oficinas, inversión y mantenimiento de equipos tecnológicos, licencias de software y similares, que debemos tener en cuenta a la hora ver si efectivamente subcontratar puede ser una alternativa real para nuestra empresa.

La empresa que nos provea de este Business Process Outsourcing será el encargado de disponer del personal cualificado y la infraestructura y tecnología necesaria para dar el servicio, asumiendo los gastos de los mismos.

2. Mejora la calidad

Cuando recurrimos a una empresa especializada en externalizar procesos o servicios, debemos tener en cuenta que dicha compañía dispondrá de los recursos y experiencia necesaria para obtener un resultado óptimo.

Los profesionales de la empresa proveedora de servicios, poseerán una gran capacitación técnica para poder ofrecer un servicio totalmente eficiente y de mayor calidad. El BPO implica un aumento de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la empresa.

Las empresa proveedoras de Business Process Outsourcing, además de realizar el servicio para el que son requeridas, realizan un trabajo de reingeniería de procesos en busca de mejoras de la metodología de trabajo que permitan optimizar y obtener un mayor rendimiento con un coste, esfuerzo y tiempo inferior al utilizado por la empresa.

3. Aumento de la eficacia

El BPO nos brinda mayor flexibilidad para poder seleccionar los servicios o procesos mas relevantes que serán subcontratados, como por ejemplo, aquellos que supongan un mayor coste corporativo o aquellos que nos generen un menor valor.

La empresa proveedora elegida, proporcionará a la compañía, acceso a lo último y más novedoso de la tecnología e inteligencia artificial sin necesidad de invertir en la misma, encontrándose a la vanguardia del mercado y pudiendo enfrentarnos cara a cara con la competencia de la forma más óptima.

Debido a utilizar las nuevas y mejores tecnologías disponibles en la actualidad, vamos a conseguir una mejora de la agilidad y eficacia de la empresa, lo que llevará a un incremento de la productvidad y del beneficio, terminando por conseguir así un mayor crecimiento en el sector.

4. Fijar nuevos objetivos

Teniendo en cuenta los puntos expuestos anteriormente, podemos decir con total seguridad, que podemos aprovecharnos del Business Process Outsourcing para poder eliminar o reducir gastos de infraestructura y personal, aportando una mayor flexibilidad y capacidad para adaptarse a los cambios.

Esto nos da la posibilidad de aumentar la rapidez de nuestros procesos y toma de decisiones, siempre acompañados de la mano por profesionales especializados en sus respectivas áreas de conocimiento.

Por lo tanto, las empresas están mejor preparadas para fijarse nuevos objetivos o metas más ambiciosas (como el lanzamiento de una nueva línea de negocio o la implementación de un nuevo servicio).

Antes de seguir ..¿Qué es Business Process Outsourcing?

Cuando hablamos de BPO o Subcontratación de Procesos de Negocios (más conocido como Business Process Outsourcing) podemos decir que consiste en la subcontratación o externalización de funciones o procesos de negocio a profesionales especializados en la labor.

Vamos a asignar a entidades externas a nuestra compañía. aquellas actividades que tienen un impacto directo o indirecto en el negocio, con la meta de conseguir mejorar la calidad, reducir los coster y aumentar la productividad.

Servicios a los que aplica el BPO:

Servicios relacionados con el cliente. Hacemos referencia a los servicios relacionados con el marketing, la publicidad o el servicio técnico, buscando aumentar la calidad y eficiencia de los mismos, mientras se reduce su coste.

Procesos empresariales internos. Todo aquel servicio de administración que supone un alto componente tecnológico como la facturación, procesos de compra o implantación y mantenimiento de recursos IT.

Términos a tener en cuenta:

Se conoce como Business Process Outsourcing in-house, al realizado dentro de las instalaciones de la empresa y sino, si es realizado en las instalaciones del proveedor, se conoce como BPO off-site.
El Co-sourcing, que sucede cuando se llega a un acuerdo con la empresa proveedora del servicio para compartir riesgos y ofrecer un valor añadido.

El outsourcing puede estar deslocalizado, lo que implica que la actividad se lleva a cabo de forma externa, incluso es posible que se realice en otros países, por condiciones económicas o fiscales más favorables.

Los inconvenientes de el Business Process Outsourcing

No todo lo que reluce es oro, y es por eso que externalizar ciertos procesos de la compañía, puede conllevar algunas desventajas al dejar en manos externas, procesos de vital importancia para el negocio. Los inconvenientes o desventajas mas comunes del BPO son:

1. Riesgo para la confidencialidad y privacidad

Al subcontratamos servicios, podemos poner en riesgo la información y las actividades de la compañía en relación a la confidencialidad y privacidad de la misma, ya que la empresa deja de controlar estos procesos que pasan a manos de un proveedor externo, aumentando el riesgo de filtraciones, robos y otro tipos de posibles amenazas.

Es importante que los acuerdos entre proveedor y empresa cliente, acoten con claridad el alcance de la información que se va a intercambiar así como las limitaciones de procesado de dicha información.

Contar con un proveedor, con amplia trayectoria y de confianza, ayudará a crear un ambiente dónde ambas partes se sientan seguras y cómodas de trabajar juntos.

2. No disponer del personal capacitado

Es frecuente que las empresas subcontraten procesos que necesiten de un elevado nivel de capacitación y el uso de tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial. Esto puede hacer que el personal de la empresa no esté capacitada en procesos básicos, al estar estos en manos del proveedor contratado.

Esto supone un riesgo para la empresa, ya que los coloca en una posición crítica en caso de tener que asumir dichos procesos y esto supone un riesgo a su vez en lo que a la retención de talento se refiere.

Por eso es importante contar con un proveedor que disponga de la posibilidad de formar a los propios empleados de la compañía, reduciendo enormemente este riesgo.

3. Exceso de dependencia de proveedores

Utilizar BPO hace que la empresa tenga una gran dependencia de terceros, en especial en aquellos procesos o actividades que son de vital importancia, como la comunicación o la relación con los clientes.

Si el área subcontratada es un pilar fundamental del negocio, esta dependencia del proveedor puede ser extremadamente peligrosa. Los problemas de este proveedor afectarán de forma directa a la empresa, situándose en una posición complicada al verse afectada directamente.

Aplicar BPO en una empresa requiere de un estudio de las necesidades propias de la empresa para así poder subcontratar aquellos servicios que realmente necesiten ser optimizados.

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